ビジネス取引の現場で必ずと言っていいほど必要になるのが「請求書」です。
請求書は「商品やサービスを提供した対価を請求するための公式な書類」であり、発行・受取・保存のすべてが会計や税務の根幹に関わる大切な業務です。
この記事では、請求書の意味・役割・基本的な書き方・作り方・注意点・電子化対応・よくあるトラブルの防ぎ方まで、実務ですぐに役立つ情報をわかりやすく解説します。
目次
1. 請求書とは？
請求書とは、商品やサービスを提供した事業者が、取引先に対して「これだけの金額を支払ってください」と金銭を請求するために発行する書類です。
| 役割 | 説明 |
|---|---|
| 請求意思の明示 | 「これだけ請求します」と取引先に伝える |
| 取引内容の証明 | 何を・いくらで・いつ・誰に提供したか記録する |
| 支払期日の明確化 | 取引先が「いつまでに・いくら」支払えばよいかを伝える |
| 会計処理・税務対応 | 企業の帳簿や決算書の証憑資料となる |
| 紛争・トラブル回避 | 内容確認やトラブル防止のエビデンス（証拠）となる |
● 発行タイミング
多くの場合「納品後すみやかに」発行されます。月末締め翌月払いなど契約条件があればそのスケジュールに沿って発行します。
2. 請求書に記載すべき項目と法的要件
一般的な請求書に必ず記載すべき項目は以下の通りです。
- タイトル（請求書）
書類の上部中央に「請求書」と明記します。 - 発行日
請求書を作成・発行した日付。 - 請求書番号
通し番号や管理番号。重複を避けるため必須です。 - 取引先名（宛名）
請求相手の会社名・担当者名を正式名称で記載。 - 自社情報
自社の会社名、住所、電話番号、メールアドレス、押印（任意）など。 - 請求金額
合計金額（税込表示が推奨）。通貨単位（円）も明記。 - 明細（品目・数量・単価・金額）
何を・いくつ・いくらで提供したかの詳細。 - 消費税額
明細ごと、または合計で分かりやすく。 - 支払期限
「〇年〇月〇日までにお支払いください」など明記。 - 振込先口座情報
銀行名、支店名、口座番号、口座名義人など。 - 備考欄
納品日、検収番号、振込手数料、注意事項、特約など。
● インボイス制度（適格請求書等保存方式）対応
2023年10月から始まった「インボイス制度」では、適格請求書発行事業者の場合、
さらに以下の内容も必須です。
- 登録番号（T+13桁）：発行事業者のインボイス登録番号
- 消費税率ごとの取引金額・税額：税率ごとに合計・税額を明記
インボイスの法定記載事項（抜粋）
| 必須項目 | 概要 |
|---|---|
| 請求書発行者の氏名/名称 | 法人・個人名 |
| 取引年月日 | 商品やサービス提供日 |
| 取引内容 | 何の取引か明細で記載 |
| 取引金額 | 金額、消費税、合計額 |
| 消費税率/税額 | 8％・10％など税率ごとに区分 |
| 登録番号（T+13桁） | 適格請求書発行事業者のみ |
3. 請求書の作り方
● 手書き、Excel/Word、自動作成ツール
1. 手書き・ひな形（用紙）
昔ながらの手書きも可能ですが、記入漏れや集計ミスのリスクがあるため現在は推奨されません。
2. ExcelやWordのテンプレート
- 取引明細・金額計算・管理番号なども自動化できる
- フリーのテンプレートやクラウドサービスも多数
3. 請求書発行システム・クラウドサービス
- Money Forward、freee、マネーフォワードクラウド請求書、Misocaなどが人気
- インボイスや電子帳簿保存法対応も進んでいる
- PDF作成やメール送信、入金消込なども一括管理可能
● 電子請求書と電子帳簿保存法
- 電子データのまま発行・受領・保存が可能
- 2022年改正電子帳簿保存法により、メール/PDF/クラウドでの請求もOK
- 紙の原本保存は不要（システム保存要件・検索性・タイムスタンプ等は要注意）
4. 請求書作成・発行時の注意点
● 記載ミス・漏れを防ぐ
- 管理番号や日付の誤り、品目抜け、口座番号間違いなどはよくあるトラブル
- 送信前の「ダブルチェック」推奨
● 送付方法の選択
- 郵送（書留・普通郵便）、FAX、メール添付、クラウド共有など
- 取引先の希望に合わせて柔軟に対応
- メールの場合はPDF化推奨、パスワード付きZipでの送信やクラウドリンクも有効
● 請求書の保存・管理
- 法定保存期間は「7年間」
- 電子請求書もシステム保存が義務化（電子帳簿保存法対応）
- 紛失・改ざん防止のため、アクセス管理や定期バックアップを
● 支払い遅延・未払い対策
- 支払期日を明記し、リマインド通知も活用
- 遅延損害金など規定がある場合は備考欄に明記
- 未払い時は「督促状」や「内容証明郵便」も選択肢に
5. 請求書の実務Q&A
6. 実務で役立つ請求書発行のコツ
● 取引開始前に条件を確認
- 支払い条件、振込手数料、消費税区分、締日・支払日などを契約時に明文化
- 口頭だけでなくメール・契約書で残す
● 明細はなるべく細かく・分かりやすく
- 一式請求より「品名・数量・単価・備考」まで明記
- トラブル時のエビデンス（証拠）としても機能
● 備考欄・連絡欄を活用
- 振込手数料負担（貴社/当社どちら負担か）や消費税区分、有効期限などを記載
- 問い合わせ先・担当者名の記載も丁寧
● 複数部数の発行・管理
- 自社控え、取引先送付、税理士提出など複数部数を管理
- システム導入でペーパーレス化や一元管理もおすすめ
7. 電子請求書・インボイス対応の最新動向
- クラウド型の請求書発行サービスが急増（電子帳簿保存法・インボイス対応必須）
- メール添付PDFやWeb発行が主流になりつつある
- インボイス対応で記載要件が増えたため、自動チェックや自動記入機能の活用が推奨
- 紙・電子どちらでも法定保存義務あり（検索・訂正履歴など管理要件も追加）
8. よくあるトラブル事例と対策
● 振込金額の相違
- 手数料差引で入金額が減るケース→「振込手数料の負担者」を明記し、差額の案内を徹底
● 請求書の紛失・改ざん
- 電子データのバックアップやアクセス制御を必ず実施
- 紙は防火・耐水・施錠など管理を徹底
● 支払遅延・未回収
- 定期的な入金管理・督促の仕組みを作る
- 法的措置も視野に、顧問税理士・弁護士に相談
9. まとめ
請求書はビジネスの信頼を築く「会社の顔」であり、税務・会計・トラブル防止の要でもあります。
法的要件やインボイス制度への対応はもちろん、分かりやすい記載・丁寧な対応・適切な管理がとても大切です。
電子化の流れも進む中、自社に合った方法で効率的・安全に請求書を発行・管理しましょう。
取引先との信頼関係を守るためにも、「請求書業務のレベルアップ」にぜひ本記事を役立ててください。
参考・出典
- 国税庁「インボイス制度の概要」
- 経済産業省「電子帳簿保存法」
- 中小企業庁「請求書管理の手引き」
- マネーフォワード・freeeなど請求書サービス公式解説